Certa Rental

Met de groeiende economie en de vergrijzing in Nederland stijgt de vraag naar arbeidsmigranten, en daarmee de vraag naar goede huisvesting en dienstverlening. Certa Rental, opgericht in 2004, speelt hierop in door met expertise en een portefeuille van meer dan 100 locaties een waardevolle bijdrage te leveren aan de huisvesting en het bieden van een aangenaam verblijf in Nederland. Door een klantgerichte dienstverlening is Certa Rental door de jaren heen gegroeid van twee medewerkers naar een full-serviceteam van circa 20 medewerkers.

Dagelijks inspecteren

Certa Rental regelt de huisvesting van arbeidsmigranten inclusief het woningbeheer. Om het beheer van de panden goed te kunnen regelen, heeft het personeel van Certa Rental te allen tijde toegang tot de woning. In de woningen gelden huisregels waarop gecontroleerd wordt. Dagelijks gaan de inspecteurs van Certa Rental bij de locaties op bezoek om te beoordelen of de huisregels opgevolgd worden, maar ook om te zien of de veiligheid nog op orde is en er bijvoorbeeld geen schade is gemaakt die gerepareerd dient te worden. Tijdens een bezoek worden er meerdere punten vastgelegd die later opgepakt worden door een onderhoudsteam.

Incontrol in de praktijk

Juul Hurkmans, Management Assistent bij Certa Rental was op zoek naar een applicatie die op een eenvoudige manier alle documenten beschikbaar maakten voor de buitendienst. Documenten op een makkelijke manier kunnen gebruiken, foto’s toevoegen, een handtekening toevoegen en daarvan een pdf online versturen is de basis van Incontrol en daarmee was de match snel gemaakt. Met behulp van Incontrol maakt Certa Rental het de inspecteurs eenvoudiger om alle constateringen te controleren en vast te leggen. Daarnaast zet Certa Rental Incontrol in om het voorraadbeheer op orde te houden.

Gevonden afwijkingen tijdens een inspectie worden opgelost door middel van de cases-functionaliteit. Voor een gevonden afwijking wordt een case aangemaakt in Incontrol en vervolgens kan het Certa Rental team hierin samenwerken om de afwijkingen op te lossen. Omdat er aan iedere case een prioriteit kan worden gegeven kan er nog doelgerichter worden gewerkt.

Niet langer geremd door administratieve handelingen

Voordat Certa Rental het platform Incontrol als oplossing gebruikte, hielden ze alle werkprocessen volledig handmatig bij. Er werden lange Excel lijsten uitgedraaid die na elke controleronde opgemaakt moesten worden in een rapportage en overgetypt moesten worden in het systeem. Dit zorgde voor veel handmatig werk en daardoor een rem op de groeimogelijkheden. Gebreken die werden geconstateerd werden slecht genoteerd waardoor vervolgacties en facturatie moeizaam verliepen. De organisatie is vervolgens op zoek gegaan naar een gebruiksvriendelijk systeem, waar zowel management als uitvoerend personeel eenvoudig te werk mee kon gaan. Juul is zeer tevreden over de applicatie en wil in de toekomst Incontrol nog breder in de organisatie inzetten.