Erasmus MC

Het Erasmus MC is een universitair medisch centrum, dat zowel qua omzet als aantal bedden het grootste van de acht universitair medisch centra van Nederland is. De afdeling klinische chemie houdt zich bezig met de analyse van patiëntmateriaal.

Van zeven weken naar drie dagen auditen

In het laboratorium van de afdeling klinische chemie in het Erasmus MC worden jaarlijks interne audits gehouden. Drie jaar geleden is klinisch chemicus Andrei Tintu begonnen met het digitaliseren van deze audits.

Volgens Tintu was het uitvoeren van de lab-audits, waarbij er wordt gekeken of het lab aan ISO-normen voldoet, een tijdrovend proces. “Alle normelementen werden met bijbehorende vragen uitgeschreven in een Excel-bestand”, legt Tintu uit. “Vervolgens werd dit uitgeprint, zodat auditoren de audits uit konden voeren. Na de audit kregen de kwaliteitsmedewerkers alle ingevulde Excel-formulieren weer terug. Dit mochten ze vervolgens weer invoeren in het systeem…

De volledige audit duurde zeven weken. Dankzij Incontrol hebben we dat teruggebracht naar drie dagen: één dag voorbereiden en twee dagen auditen in het lab. Na de derde dag beschikten we direct over een digitaal rapport. Onze kwaliteitsmedewerkers kunnen nu veel meer focussen op kwaliteit.”

Support op cruciale momenten

In 2018 koos het Erasmus MC ervoor om het auditproces te veranderen. De ISO-normen zijn vertaald naar de context van het lab, in plaats van dat de bijbehorende vragenlijst wordt afgewerkt. De audit volg nu het moment dat er materiaal bij een patiënt wordt afgenomen, tot het bij het Erasmus MC weer het lab verlaat.

“Dit vroeg om een hele andere invulling van de audit”, zegt Tintu. “Maar Incontrol heeft ons enorm geholpen door dit formulier voor ons te bouwen. Ook hadden we tijdens het uitvoeren van deze nieuwe audit support via WhatsApp, waardoor we snel konden schakelen als we ergens tegenaan liepen.”

Los problemen direct op

Volgens Tintu hebben ze in het laboratorium van het Erasmus MC veel aan de support van Incontrol. “Het team van Incontrol heeft niet alleen onze audits gedigitaliseerd, maar denkt ook mee hoe wij onze processen nog verder kunnen digitaliseren. Het ingewikkelde aan lab-audits zijn de punten die eruit voortkomen die om extra aandacht vragen. Deze moeten opgevolgd worden en tijdens de volgende audit gecontroleerd worden. Door met Incontrol cases aan te maken kunnen we dit ook daadwerkelijk doen.”