Werkbon app

Met de app van Incontrol is het maken van een werkbon eenvoudiger en sneller dan ooit tevoren.

Digitaliseer werkbonnen met de app van Incontrol

In veel organisaties werd voorheen gewerkt met geschreven werkbonnen. Ze werden ingevuld, opgeslagen en raakte kwijt. Met een digitale werkbon heb je altijd de juiste gegevens bij de hand. Met de app van Incontrol is het maken van een werkbon eenvoudiger en sneller dan ooit tevoren.

Voordelen van het maken van digitale werkbonnen, in een app

Het maken van digitale werkbonnen heeft veel voordelen. Zo werkt het sneller en nauwkeuriger dan het invullen van papieren werkbonnen. Een ander bijkomend voordeel is dat er foto’s kunnen worden geplaatst. Daarnaast kan een werkbon meteen worden doorgestuurd en gedeeld. En met een digitale werkbon werk je eenvoudig samen met collega’s. Welke voordelen hebben digitale werkbonnen nog meer?

  • Snel verzamelen van gegevens

    Met een digitale werkbon kun je snel gegevens verzamelen. Welke werkzaamheden zijn uitgevoerd en hoeveel tijd heeft dit gekost?

  • Eenvoudig gegevens uitwisselen

    Wissel eenvoudig gegevens uit met de afdeling administratie via de werkbonnen-app. Op die manier wordt factureren nog eenvoudiger.

  • Hogere tevredenheid onder klanten

    Werkbonnen zijn aantoonbare bewijzen. Er kunnen foto’s bij geplaatst worden. Mocht er dan een onderdeel beschadigd zijn of ontbreken, kunnen onderdelen meteen real-time besteld worden. Dit zorgt voor een kortere doorlooptijd en dus meer tevreden klanten.

Functies van de Incontrol werkbon app

Data verzamelen

Met de werkbonapp verzamel je op een eenvoudige manier data en maak je een automatisch verslag, rapport of document.

Foto’s bewerken

Maak een foto als bewijs of ter verduidelijking van werkzaamheden. Deze foto’s kunnen worden gemaakt met een smartphone of tablet en direct worden bewerkt.

Digitaal ondertekenen

Is het nodig een handtekening mee te geven? Dan kun je dit direct regelen door de PDF te ondertekenen en mee te sturen vanuit de app.

Cloud opslag

Bewaar al je werkbonnen online als kopie, of voor latere administratie. De data wordt opgeslagen op een ISO 27001 gecertificeerde server.

Offline werken

Even geen verbinding? Geen probleem! Je kunt gewoon doorwerken en je werkzaamheden bijhouden op de werkbon. Ook als je even offline bent.

Online samenwerken

Werk je samen aan een opdracht? Maar is de collega elders? Dan kun je in contact blijven via de app en online samenwerken.

Hoe maak je een digitale werkbon?

Met de app van Incontrol maak je eenvoudig een werkbon aan. De Template Store heeft hiervoor standaard een template beschikbaar. Je kunt ook je eigen digitale formulier aanmaken aan de hand van de Form Builder.

Dit doe je door de optie ‘Werkbon’ aan te tikken. Je ziet dan een formulier verschijnen voor de gewerkte uren. Vul de datum van vandaag in, en noteer de begintijd. Aan het eind van de werkzaamheden noteer je de eindtijd. De app rekent dan het aantal gewerkte uren uit. Je kunt de exacte werkzaamheden specificeren door bij ‘Omschrijving’ in te vullen welke werkzaamheden zijn uitgevoerd.

Na het invullen rond je de werkbon af met een digitale handtekening en ontvang je een volwaardig PDF-rapport. Dit rapport kun je delen, zodat deze ook door bijvoorbeeld administratief medewerkers gebruikt kan worden, of meteen aan de klant verstuurd kan worden.

1. Meld je gratis aan bij Incontrol

Om een werkbon te kunnen maken met de app van Incontrol, meld je je eerst aan. Dit kan geheel gratis. Met je inloggegevens log je iedere keer weer in als je de app wilt gebruiken. Zo kun je altijd met je werkbonnen aan de slag. Oudere werkbonnen worden dan nog opgeslagen.

2. Voeg de werkbon toe uit de Template Store

In de Template Store van Incontrol vind je verschillende mallen voor formulieren. Voor het maken van een werkbon is ook een template beschikbaar. Vanuit de Template Store voeg je de template voor de werkbon direct toe aan de app. Op die manier kun je direct aan de slag. Je kunt ook de werkbon personaliseren met de Form Builder.

3. Incontrol koppelen

Incontrol kan direct worden gekoppeld aan externe programma’s. Werkbonnen kunnen worden gekoppeld aan bijvoorbeeld Exact of Twinfield. De gegevens komen dan direct in de juiste systemen te staan. Zo kun je direct de juiste facturen versturen.

4. Nieuwe werkbon maken

Na het uitvoeren van de vorige stappen, kun je beginnen met je eerste werkbon. Dit kan nu via de app van Incontrol op de smartphone of tablet. Je kunt dus ook op locatie een werkbon maken. Valt de verbinding weg? Geen nood! Er wordt een offline kopie gemaakt, die wordt gesynchroniseerd zodra de verbinding weer terug is.

5. Gegevens invullen

Met de app van Incontrol leg je op een eenvoudige manier de werkzaamheden vast. Beschrijf op de werkbon welke werkzaamheden zijn uitgevoerd. Eventueel kun je ook beschrijven welke materialen je hebt gebruikt. En zeker belangrijk: het aantal gewerkte uren kunnen ingevuld worden. Door alle velden in te vullen, genereert de app een complete werkbon.

6. Handtekening zetten

Zet je handtekening op de werkbon. In de app is het mogelijk zelf een handtekening te plaatsen. Daarmee valideer je de geldigheid van de werkbon. De klant weet dan door wie de werkbon is ondertekend en goedgekeurd. De klant kan ook de werkbon ondertekenen. Zo is altijd duidelijk dat de werkbon is gezien.

7. Getekende werkbon versturen

Stuur de getekende werkbon automatisch naar andere systemen. Dat kan bijvoorbeeld met de koppeling naar Exact, Twinfield of een ander systeem. Dit gebeurt na het ontvangst van de getekende werkbonnen. Het factureren van de werkzaamheden kan dan worden gestart. Zo simpel is het maken van een werkbon nog nooit geweest.

Veelgestelde vragen rondom werkbonnen

Wat is een werkbon?
Een werkbon is een document dat de facturatie mogelijk maakt voor een gewerkt aantal uren. Niet alleen de gewerkte uren worden genoteerd, maar vaak worden ook de reistijd en de gebruikte materialen en gemaakte kosten genoteerd. Een werkbon kan handig zijn voor zzp’ers die in aanmerking willen komen voor zelfstandigenaftrek of de startersaftrek.

Wat is de betekenis van een werkbon?
Letterlijk is de betekenis van een werkbon ‘een papier waarop staat welke werkzaamheden verricht zijn of verricht moeten worden.’ Dit kan dus ook een digitaal formulier zijn.

Hoe download ik een werkbon app?
Je kunt een werkbon maken via de app van Incontrol. Deze app vind je in de verschillende app stores door te zoeken op ‘Incontrol Formulieren’. De app is beschikbaar voor onder meer Android en iOS.

Kan ik een werkbon app delen?
Je kunt met de app van Incontrol een werkbon meteen delen. Ook is het mogelijk samen te werken met andere collega’s. Het is dus mogelijk alle gegevens meteen te delen Geheel online en via de smartphone. En als je de werkbon meteen aan de klant wilt versturen, is dit geen probleem.

Kan ik een werkbon offline invullen?
Heb je even geen verbinding met het internet? Geen paniek! Je kunt gewoon offline verder werken. Het is namelijk ook mogelijk een werkbon offline in te vullen, dankzij de automatische synchronisatie functie van Incontrol.

Start direct met Incontrol

Probeer de applicatie nu vrijblijvend 30 dagen gratis uit