Hoe Incontrol de huisvestingsbranche digitaliseert.

Het gebruik van Incontrol betekent voor veel organisaties een efficiëntieslag op het gebied van dataverzameling en -verwerking. Dit is de laatste jaren in de huisvestingsbranche niet anders. Het digitaliseren van formulieren en rapportages is een stap die steeds meer organisaties in de huisvestingsbranche met Incontrol maken. Maar welke mogelijkheden biedt dit eigenlijk? Laten we eens kijken naar een workflow met Incontrol en waarom dit voor steeds meer organisaties dé oplossing is voor hun digitale inspecties.

Samen ontwikkelen we jouw ideale inspectie.

Door de samenwerking met verschillende partners zijn er binnen Incontrol complete standaardformulieren beschikbaar waardoor je direct aan de slag kan. Echter werkt iedereen op zijn eigen manier en is een inspectie niet voor iedereen gelijk. Met Incontrol geven we jouw formulieren vorm zoals jij dat wil. Met de ruim 40 verschillende bouwstenen is het mogelijk om alle formulieren helemaal naar jou wens aan te passen. In samenwerking met onze Customer Success Managers ontwikkelen we een inspectieformulier die perfect bij jouw proces past. Hiermee zorgen we er samen voor dat jij zorgeloos de juiste informatie kan verzamelen.

Bespaar kostbare tijd met behulp van de QR-code.

De inspectie begint bij het invoeren van de algemene gegevens van de woning en bewoner(s). Deze tijd bespaar je met de QR-code die bij elke woning aanwezig is. Door het scannen van de QR-code aan het begin van de inspectie worden de standaardgegevens van de woning automatisch ingeladen en kan de inspectie meteen beginnen. Informatie wordt opgehaald door een koppeling met jouw bestaande CRM-systeem. Hierdoor zorg je ervoor dat gegevens altijd compleet zijn en overeenkomen met jouw bestaande data. En de administratieve werkzaamheden zoals het invullen van algemene gegevens zijn hiermee verleden tijd.

Bestaande data importeren en exporteren naar je huidige database.

Eenmaal begonnen aan de inspectie is het belangrijk dat de inspecteur een duidelijk beeld krijgt van de situatie. Gegevens, gebreken en meterstanden uit het verleden spelen hierbij een belangrijke rol. Door de koppeling met je bestaande CRM- en/of ERP-systeem haal je tijdens de inspectie snel bestaande informatie op van eerdere inspecties. Hiermee wordt er op locatie vergeleken of gebreken zich al langer voordoen of dat er een bepaald patroon zichtbaar is. Met het ophalen van meterstanden kan er direct actie ondernomen als de nieuwe waardes afwijken. Zo ben je tijdens de inspectie altijd op de hoogte van de situatie en is een oplossing nooit ver weg. Na het afronden van de inspectie worden de verzamelde gegevens teruggestuurd naar jou CRM- en ERP-systeem en is jouw database altijd direct up-to-date.

Verhelp snel de geconstateerde gebreken dankzij ticketmanagement.

Uiteraard kunnen er tijdens de inspectie altijd bijzonderheden naar boven komen die niet direct opgelost kunnen worden. Met Incontrol kan er binnen het formulier direct een ticket worden aangemaakt waarbij de desbetreffende specialist de taak krijgt toegewezen. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat er voor sommige werkzaamheden een monteur moet worden ingeschakeld. Door het aanmaken van de het ticket krijgt de monteur een notificatie dat er een ticket klaarstaat en heeft hij inzage in het inspectieformulier. Zo kan het probleem direct worden aangepakt waarbij er met het plaatsen van opmerkingen en foto’s wordt aangetoond dat het probleem is verholpen. Op basis van verschillende prioriteiten zorg je ervoor dat de tickets op het juiste moment verholpen worden. Na het aanmaken van de tickets terecht in een duidelijk overzicht dat ervoor zorgt dat alle geconstateerde gebreken gemanaged kunnen worden. Zo houden we de lijntjes kort en zorgen we ervoor dat de juiste mensen altijd op de hoogte zijn van de benodigde werkzaamheden.

Rapportages met derden delen in eigen huisstijl.

Na afloop van de inspectie creëert Incontrol automatisch een rapportage in jouw huisstijl. Bestaande uit de door jouw ingevoerde gegevens, foto’s en eventuele opmerkingen in één overzichtelijk document. Op deze manier worden voltooide inspecties snel en veilig gedeeld worden met de klant, huurders of andere betrokkenen.

Vergelijk data en ontdek trends in één overzichtelijk dashboard.

Alle data die uit de inspecties komt wordt automatisch doorgezet naar een overzichtelijk dashboard. Meterstanden, gebreken, reparaties en andere bijzonderheden worden weergeven per locatie en kunnen met elkaar worden vergeleken. Hierdoor ontstaat er een duidelijk beeld van de huidige situatie en van mogelijk trends, bijvoorbeeld bij het energieverbruik binnen de woning. Snel kunnen acteren op het voorkomen van gebreken of het doorbreken van bepaalde trends is hierdoor mogelijk. Want het uiteindelijk kunnen voorkomen van gebreken of onnodige kosten en werkzaamheden; dat is waar het echte verschil gemaakt wordt!

Kortom, met Incontrol zorgen we er samen voor dat de kwaliteit van jouw dienstverlening gewaarborgd wordt. In samenwerking met onze Customer Success Managers creëer je de ideale workflow voor jouw inspecties, rapportages en dataverwerking. Met als doel een zo hoog mogelijke efficiëntieslag te maken voor jouw organisatie.

Benieuwd naar wat Incontrol voor jouw organisatie te bieden heeft? Neem contact met ons op voor antwoord op al je vragen, het inplannen van een demo of een gratis proefperiode.